Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Рішення зборів суддів   

Драбівського районного суду             

Черкаської області   

від 09.11.2015 № 13

 

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу у

Драбівському районному суді Черкаської області

 

1.     Загальні положення

 

 1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 №25 (із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Драбівського районного суду Черкаської області (далі – суд) та особливості розподілу справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному в судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу справ між суддями.

1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (із змінами і доповненнями), Положення про збори суддів Драбівського районного суду Черкаської області.

1.3.   Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.4. Питання, що стосуються визначення головуючого судді, здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не  врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

 

2. Порядок функціонування автоматизованої системи.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

 

2.1.  В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

2.2. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

 2.3. Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується :

 своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

 своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

 захист інформації автоматизованої системи в суді;

 своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

  інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

2.4.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду. 

 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.5.   Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням   інформацію.

2.6.   Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.7.   Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги  Положення  та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.8.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст з інформаційних технологій.

2.9.   Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.

 

3. Порядок опрацювання вхідної кореспонденції. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи

 

 3.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

 3.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

У разі надходження до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ з урахуванням фізичного навантаження, часу, необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду, направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації по справі, здійснення автоматичного розподілу справи, проводити автоматичний розподіл судових справ (формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї всієї інформації тощо) у наступний за днем реєстрації робочий день. При цьому кожного разу при наявності такого факту складати відповідний акт.

3.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді по справі).

3.3.1.  Якщо після прийняття від канцелярії суду справи суддя з’ясовує, що при її реєстрації  допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності чи інше, то суддя, у той же день, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів, викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.

3.3.2. У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), то він, невідкладно, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження. 

3.3.3. У разі прийняття суддею ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів тощо, що може призвести до збільшення коефіцієнту навантаження,  суддя, секретар судового засідання чи помічник судді складає службову (доповідну) записку або надає копію процесуального документу за даним фактом (копією ухвали про об’єднання з первісним позовом зустрічного позову чи позову третьої особи, яка заявляє самостійні позовні вимоги щодо предмету спору, залучення співвідповідачів і т.д.) (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), у день ухвалення такого рішення, передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи.

3.3.4.  У разі ухвалення суддею по справі рішення про скасування заочного рішення по справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку суддя, секретар судового засідання чи помічник судді у день ухвалення такого судового рішення передає керівнику апарата суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду) його копію (наявність електронного примірника ухвали у автоматизованій системі в стані «Оригінал»), який вирішує питання щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи та надає відповідне розпорядження працівнику канцелярії суду. 

3.4. У разі якщо будь-який процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, був поданий учасником по справі у судовому засіданні (без реєстрації картки вхідного документу, заведення ОСК та автоматичного формування номера провадження у суді), про це невідкладно, у день надходження документу, суддею, його помічником або секретарем судового засідання повідомляється керівник апарату суду та/або відповідальна особа суду для здійснення останнім необхідних дій у автоматизованій системі документообігу суду.

 

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

4.1. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахування визначених системою коефіцієнтів навантаження. Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматичному розподілу, коефіцієнт адміністративних посад, тощо.

 4.1.1. В суді згідно з параметрами КП "Д-3" за замовчуванням коефіцієнт складності  категорії справи дорівнює  1.   

 4.1.2.  В суді визначено наступні коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи для:

головуючий у справі (одноособовий розгляд) – 1;

головуючий у справі (колегіальний розгляд) – 0,6;

член колегії суддів – 0,5.

4.1.3. В суді визначено наступні коефіцієнти участі судді у судовій справі  при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – 1.  

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду та правил поєднання судових справ.  

4.3.  У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

4.4. У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Засад.

4.5. Автоматизована система документообігу суду не застосовується для визначення судді (складу колегії суддів, якщо справа розглядається колегіально) для розгляду конкретної справи виключно у разі настання обставин, які об’єктивно унеможливили її функціонування та тривають понад п’ять робочих днів. Особливості розподілу судових справ у таких випадках визначаються Положенням та цими Засадами.

 

5. Особливості розподілу справ між суддями. Розгляд справ колегією суддів

 

5.1. Судові справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на момент автоматичного розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

5.2. Справи, пов’язані з виборчим процесом, у робочий час розподіляються серед всіх суддів.

На період виборчого процесу в Драбівському районному суді Черкаської області в неробочі, святкові та вихідні дні автоматичний розподіл позовних заяв (судових справ), пов’язаних з виборчим процесом, здійснюється серед суддів, визначених графіками чергування, які затверджено зборами суддів. 

5.3. Справи розглядаються суддями одноособово, а у випадках, передбачених процесуальним законодавством, колегіально.

5.4.  Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя.

5.5.  У суді працюють 12 постійно діючих персонального складів колегій (додаток 1).

5.6. Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило не може бути підставою для зміни складу колегії суддів у випадку, якщо розпочато судовий розгляд справи, крім випадків визначених Засадами

5.7. Відповідно до пп. 2.3.11, 2.3.12 Положення в суді діє перелік запасних суддів (по одному на постійно діючу колегію),  які можуть бути включені до складу колегії без здійснення повторного автоматизованого розподілу справи у зв’язку із необхідністю внесення змін до її складу через відвід судді, тимчасову непрацездатність судді, його відпустку, відрядження, тимчасову відсутність з інших поважних причин тощо (додаток 1, колонка 5).

5.8. Порядок та умови розподілу справ у разі, коли головуючий суддя або весь склад суду, якщо справа розглядається колегією суддів, не може (не можуть) продовжувати розгляд справ, визначений Положенням. 

5.9. Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням.

 

6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

6.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення;

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів.

6.2.  Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

6.3.  У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (у період відпустки судді; в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення, в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ) справи та матеріали підлягають автоматичному розподілу.

6.4.  Клопотання та скарги, що надійшли за кримінальним провадженням, за яким поступали раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням.

У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги по кримінальному провадженню, а слідчий суддя, що розглядав перше клопотання за цим кримінальним провадженням, не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому з підстав, визначених у пункті вище, його слід передавати слідчому судді, який розглядав друге клопотання за цим кримінальним провадженням, і так далі.

У разі якщо наступного слідчого судді за відсутнім немає, матеріал підлягає розподілу між усіма повноважними слідчими суддями. 

6.5. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. 

6.6. У разі перебування судді (колегією суддів) у нарадчій кімнаті по кримінальній справі (провадженню) більше одного дня, такий суддя (у випадку розгляду справи колегією – весь склад суддів) не бере участі у автоматичному розподілі справ.

6.7. При цьому справи та матеріали, визначені у підпунктах 2.3.43, 2.3.44 Положення, підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, незважаючи на його перебування у нарадчі кімнаті.

6.8.  Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи, про застосування запобіжного заходу, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, передбачені п.2.3.45 Положення, у разі перебування такого слідчого судді у нарадчій кімнаті по кримінальному провадженню (справі) більше одного дня, розподіляються між усіма суддями, що мають повноваження, у день надходження їх до суду. 

6.9. Матеріали (заяви, клопотання), передбачені п.2.3.44 Положення, які надійшли по справам, що розглянуті у період відсутності автоматизованої системи документообігу суду (до 01.01.2011), реєструються в автоматизованій системі документообігу суду як окремі заяви та передається раніше визначеному головуючому судді по справі шляхом додавання Протоколу розподілу (не автоматично).

Такий розподіл проводиться за розпорядженням керівника апарату суду (за його відсутності – за розпорядженням особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду), на підставі службової записки відповідальної особи.

У разі відсутності головуючого судді по справі, такі матеріали розподіляються відповідно до вимог Положення та цих Засад.

6.10. Справи про адміністративне правопорушення після дооформлення передаються раніше визначеному судді по справі. У випадку повернення такої справи у період відсутності судді та за п’ять робочих днів до початку його щорічної відпустки, справа підлягає автоматичному розподілу. 

6.11. У разі, якщо на момент надходження справи (матеріалу), яка підлягає передачі раніше визначеному складу суду згідно з пп.2.3.44 - 2.3.46 п. 2.3 Положення (крім заяв про перегляд заочного рішення, заяв про роз’яснення рішення, заяв про прийняття додаткового судового рішення, зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду), головуючий суддя відсутній (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) або за п’ять робочих днів до початку його щорічної відпустки, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу. 

6.12. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) (закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44 - 2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством. 

 

        7. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями

 

 7.1. У  випадках, визначених підпунктами 2.3.50, 2.3.52 пункту 2.3 Положення, судові справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи та електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 7.2. Судова справи, за якими  надійшли клопотання   про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті  даним судом  передбачені пунктами 2, 3, 4, 9, 10, 12, 13 ч. 1 ст. 537 КПК України, підлягає  повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо судді, який виносив рішення по суті, неможливо передати  справу з підстав, зазначених у  пункті 2.3.3 Положення.

 7.3. З урахуванням пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, визначених процесуальним законодавством, підлягають обов’язковому повторному автоматизованому розподілу справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення строку повноважень на посаді судді, у зв’язку з закінченням п’ятирічного терміну перебування на посаді;

- переведення судді до іншого суду;

- звільнення з посади судді;

- надання судді відпустки по вагітності та пологам, або відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

- відсторонення судді від посади.

7.4.   У разі задоволення відводу (самовідводу) судді (головуючого судді, слідчого судді), якому розподілено справу для розгляду, справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді (суддів).

7.5.  Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи. Якщо суд розглядав справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається  з метою заміни головуючого  судді, що вибув.

 

8. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

8.1. Збори суддів Драбівського районного суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

8.2. Збори суддів  мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках:

виконання іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

 виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;

 знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 цього Положення;

коли справи відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні  суду.

8.3. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

8.4.  Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

8.5.   Збори суддів  мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

8.6. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.18 пункту 2.3 Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів.

 

9. Розподіл судових справ між суддями у випадку непрацездатності автоматизованої системи

 

 9.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, такі випадки фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

  До комісії за посадою входять наступні працівники суду:

 Члени комісії –   заступник керівника апарату, старший секретар суду, головний спеціаліст з інформаційних технологій.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

9.2. У разі настання вище перелічених обставин розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України, справи про адміністративні правопорушення, які розглядаються протягом доби тощо) здійснюється керівником апарату   (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду за списком суддів, складеним в алфавітному порядку прізвищ суддів (додаток 2)  з урахуванням спеціалізації, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пп. 2.3.3 п. 2.3 Положення.

9.3. У разі непрацездатності автоматизованої системи розподіл невідкладних справ, що підлягають розгляду колегією суддів, здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням повноважень суддів щодо розгляду справи, правил поєднання судових справ, даних табеля робочого часу суддів та вимог пп. 2.3.3 п. 2.3 Положення.

9.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення вищезазначених обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

10. Порядок внесення інформації до табелю робочого часу суддів у автоматизованій системі

 

10.1.  Відповідальна особа за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує її обов'язки, щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та в разі будь-яких змін заносить дані щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

10.2. Кожний робочий день посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує її обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду та старшому секретарю канцелярії суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя в день невиходу на роботу зобов’язаний невідкладно повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує її обов’язки.

Невиконання суддею цих правил позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

10.3. Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (відрядження, відпустка тощо) проводиться посадовою особою суду, відповідальною за ведення кадрової роботи або особою, яка виконує її обов'язки,  у разі наявності наказу про відрядження, відпустку чи подання службової (доповідної) записки (про перебування судді на лікарняному, у нарадчій кімнаті тощо).

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата та час, коли дана інформація вноситься.

10.4. У службовій (доповідній) записці, яка буде подаватися до канцелярії суду суддею (у разі розгляду справи колегією – головуючим суддею по справі), помічником судді, секретарем судового засідання про знаходження судді на лікарняному, в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання службової (доповідної) записки; про знаходження судді у нарадчій кімнаті також повинно бути зазначено дату та час складання службової (доповідної) записки та повинно бути обов’язково зазначено час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу суду із нарадчої кімнати.

10.5.У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається службова (доповідна записка) із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати.

 

11. Порядок внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних у автоматизованій системі

 

Внесення інформації до табелю робочого часу народних засідателів та присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю народних засідателів та присяжних у судових засіданнях проводиться відповідальною особою за ведення кадрової роботи або особою, яка виконує її обов'язки, на підставі наданої про це секретарем судового засідання, помічником судді, суддею інформації (із зазначенням відомостей про розгляд конкретної справи за участю відповідних народних засідателів та присяжних у наступних судових засіданнях). 

 

12.  Передача судових справ для подальшого розгляду суддею

 

12.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

12.2. Судові справи, які підлягають негайному розгляду, передаються в день надходження .

12.3. Відмова судді  від отримання розподіленої в установленому порядку  судової справи не допускається.

В разі відмови судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи керівник апарату суду або його заступник зобов’язаний   скласти акт, в якому зафіксувати   даний факт,  та негайно доповісти голові суду.

12.4. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

13.   Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

13.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

13.2. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

14.   Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

14.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

14.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень". 

14.3.  Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

14.4. На веб-сайті суду щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи; форма судочинства);

 список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду).

 список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

 інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

15.   Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

 

15.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

15.2. Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ. 

15.3. Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

15.4. При роздруківці документа на кожній його сторінці автоматизованою системою автоматично зазначається штамп ЕЦП. Структура штампу ЕЦП є такою: автор підпису, дата підпису, ідентифікатор підпису.

15.5. У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

16. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

 

16.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

16.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

17. Підготовка статистичних даних

 

17.1. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від суду до територіального управління ДСА України та до ДСА України;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

17.2.   Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

 Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

 У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

18. Передача судових справ до електронного архіву

 

До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

19. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

 

19.1.   Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

19.2.   Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

19.3.   Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

19.4.   Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в суді є обов’язковими до виконання.

19.5.   Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

20. Прикінцеві положення

 

20.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

20.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Драбівського районного суду Черкаської області.

 20.3. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Склади постійно діючих колегій та перелік запасних суддів

 

№ з/п	Головуючий суддя	Суддя - член колегії	Суддя - член колегії	Запасний суддя
1	2	3	4	5
1	Задорожній В.П.	Фай В.Г.	Чепурний О.П.	Шевченко В.О.
2	Задорожній В.П.	Шевченко В.О.	Фай В.Г.	Чепурний О.П.
3	Задорожній В.П.	Чепурний О.П.	Шевченко В.О.	Фай В.Г.
4	Фай В.Г.	Чепурний О.П.	Шевченко В.О.	Задорожній В.П.
5	Фай В.Г.	Шевченко В.О.	Задорожній В.П.	Чепурний О.П.
6	Фай В.Г.	Задорожній В.П.	Чепурний О.П.	Шевченко В.О.
7	Чепурний О.П.	Шевченко В.О.	Задорожній В.П.	Фай В.Г.
8	Чепурний О.П.	Фай В.Г.	Шевченко В.О.	Задорожній В.П.
9	Чепурний О.П.	Задорожній В.П.	Фай В.Г.	Шевченко В.О.
10	Шевченко В.О.	Фай В.Г.	Задорожній В.П.	Чепурний О.П.
11	Шевченко В.О.	Задорожній В.П.	Чепурний О.П.	Фай В.Г.
12	Шевченко В.О.	Чепурний О.П.	Фай В.Г.	Задорожній В.П.

 

Додаток №2 

Список суддів у алфавітному порядку 1.      Задорожній В.П. 2.      Фай В.Г. 3.      Чепурний О.П. 4.      Шевченко В.О.